東京の千代田区の社会保険労務士(社労士)のマイナンバー制度の対応について

東京都千代田区で社会保険労務士(社労士)をお探しの方は山本事務所にご相談下さい。人事や労務相談のことで必ずお力になれます!!

マイナンバー制度の対応

マイナンバー制度に伴う新たな業務への対応が迫られています。
企業は個人番号を利用して社会保障・税の手続きを行うため、
個人番号の取得・保管からその利用・廃棄までの厳格な管理が必要となります。
万が一漏えいした場合は、個人情報保護法により重い罰則が科せられる場合があります。
対応部署においては「特定個人情報の適正な取り扱いに関するガイドライン」に準じた
業務対応を行う必要があります。

マイナンバー制度の対応を手作業で行う事になると・・・
取得時 ・ 対面や郵送だと情報がすぐに集まらず、取得漏れや確認漏れが発生する。
・ 個人番号を提出してもらうために、従業員と担当者の都合を調整する必要がある。
・ 収集した個人番号をメール等で人事部に報告する際に、
  個人番号や本人確認書類の漏えいリスクが生じる。
保管 ・ Excelファイルや紙での管理だと個人情報の漏えいや紛失のリスクが高い。
・ 手作業で個人番号の取り扱い履歴を残すのは漏れや手間が大きい。
利用・提供 ・ 個人番号を取り扱う事務手続きを整理し、業務ルールを担当者への教育が必要。
廃棄 ・ 保管が不要になった退職者社員の情報をピックアップするのに漏れや手間が大きい。
安全管理 ・ 個人番号を記載した書類など盗難・紛失を防止するための措置が必要。
厚生労働省関連で届出様式が変更(予定)されるの手続き

 また、厚生労働省関連で届出様式が変更(予定)される手続きで代表的なものは以下のようになります。

雇用保険関連事務における変更点
 ・ 雇用保険被保険者資格取得届
 ・ 雇用保険被保険者資格喪失届・氏名変更届
 ・ 高年齢雇用継続給付受給資格確認票
 ・ 育児休業給付受給資格確認票
健康保険・厚生年金保険関連事務(適用関係)における変更点
 ・ 健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届
 ・ 健康保険・厚生年金保険被保険者資格喪失届
 ・ 健康保険・厚生年金保険被保険者報酬月額算定基礎届
 ・ 健康保険・厚生年金保険被保険者報酬月額変更届
 ・ 健康保険・厚生年金保険被保険者賞与支払届
 ・ 健康保険被扶養者(異動)届
 ・ 国民年金第3号被保険者関係届
利用目的の明示と厳格な本人確認

上記の届出様式の中に、従業員や扶養親族から個人番号を取得することが必要な書式もあります。
その際、利用目的の明示と厳格な本人確認が必要です。
利用目的は「書類作成」のような抽象的なものではなく、
「健康保険・厚生年金保険加入手続書類作成」という様に具体的に特定する必要が有ります。

マイナンバーの取得には厳格な本人確認が必要です

なりすまし防止のためマイナンバーの確認と身元の確認を厳格に行わなければなりません。
具体的には、従業員からマイナンバー通知カード+身元確認ができる書類(運転免許証など)の
提供を求めることになります。
健康保険の扶養追加や国民年金第3号被保険者資格取得届の届出の場合は、
従業員だけでなく扶養親族についても本人確認が必要となります。

マイナンバーでの本人確認は番号確認と身元確認を行います

個人情報保護法の適用について

マイナンバーを含む特定個人情報にも個人情報保護法が適用されるので
マイナンバーを取得するときは、利用目的を本人に通知又は公表しなければなりません。
なお、複数の利用目的をまとめて明示することは可能ですが、利用目的を後から追加することはできません。
また本人の同意の有無にかかわらず、利用目的の達成に必要な範囲を超えて利用することはできません。

従業員の扶養家族の本人確認も必要です

その点で、個人情報保護法に定める「個人情報」よりも更に厳格な取り扱いが求められています。
事業者はマイナンバーについて安全管理措置が必要となり、事業主の委託先・再委託先
(すなわち、書面の作成等を請け負う社会保険労務士)についても同様に安全管理措置が求められます。

マイナンバーを利用する委託先・再委託先にも安全管理措置が必要です

内閣官房室の資料
※内閣官房室の資料により作成
※下記ページもご参考ください

内閣官房室 マイナンバー社会保障・税番号制度
内閣官房室 マイナンバーダウンロード資料
政府広報 リーフレット
当事務所の管理体制

当事務所では以下のような管理体制をとっております。

当事務所の管理体制

給与計算等の業務システムから要求に応じて、マイナンバーを提供するインタフェース機能を有し、
マイナンバーを独立した形で「取得・保管・利用・廃棄」のライフサイクルを管理します。
また重要な個人情報となるマイナンバーを、他のシステムから
完全に独立して管理することによりセキュリティを担保しています。

また、マイナンバーを含むデータベースや他のシステムとの通信に暗号化を施すことにより、
「物理的安全管理措置」及び「技術的安全管理措置」に対応します。

特定個人情報等の適正な取扱いに関する基本方針

社会保険労務士山本事務所は、社会保険労務士として行う業務を通じて取扱う顧問先の皆様の特定個人情報等及び当事務所の従業員等の特定個人情報等の厳格な保護を重大な社会的責任と認識し、 特定個人情報の適正な取扱いの確保について当事務所とし取り組む本基本方針を定めます。

1.特定個人情報等の取扱いの範囲、体制について
当事務所は、個人番号を取り扱う事務の範囲及び特定個人情報等(事務において使用する個人番号及び個人番号と関連付けて管理する個人情報、氏名、生年月日等)の範囲を特定し、 事務取扱担当者を明確にいたします。また、特定個人情報取扱規程を策定し、特定個人情報を取り扱う体制の整備を行います。

2.安全管理措置について
当事務所は、特定個人情報の安全管理措置に関して、特定個人情報の漏えい、滅失又は毀損の防止その他の特定個人情報の適切な管理のために必要な措置を講じます。 特定個人情報等の取扱いに際し、第三者へ業務を委託する場合は、事前に顧問先の皆様の許諾を得て、十分な管理体制を有する委託先を選定し、必要かつ適切な指導・監督を行うものとします。

3.関係法令・ガイドライン等の遵守について
当事務所は、個人情報及び特定個人情報に関する法令、国が定める指針、特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン(事業者編)、 社労士版のためのマイナンバーハンドブック及びその他の規範を遵守し、特定個人情報等の適正な取扱いを行います。

4.特定個人情報等に関する問合せ窓口
本人からの特定個人情報の取扱いに関する苦情、問合せについては、適切かつ迅速な対応を行うための体制を整えます。 当事務所における特定個人情報等の取扱いに関するご質問や苦情に関しては下記の窓口にご連絡ください。

本方針は、全従業者に周知、徹底するとともに、当事務所外に対しても公表いたします。また、従業者の教育、啓発に努め、特定個人情報保護意識の維持向上を図ります。

制定日:2015年12月1日
社会保険労務士山本事務所
代表 山本 泰右

当事務所特定個人情報お問合せ窓口
特定個人情報管理責任者 山本 泰右
電話:03-6206-8969 10:00~17:00

東京23区
千代田区 - 中央区 - 港区 - 新宿区 - 文京区 - 台東区 - 墨田区 - 江東区 - 品川区 - 目黒区 - 大田区 -
世田谷区 - 渋谷区 - 中野区 - 杉並区 - 豊島区 - 北区 - 荒川区 - 板橋区 - 練馬区 - 足立区 - 葛飾区 -
江戸川区
※東京23区外、東京都内のお客様は一度ご連絡下さい。要相談でしっかりサポートさせて頂きます。

ページ上部へ